Excel 2016“快速填充”怎麼用

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  1. 提取數字和字符串

很多時候,我們需要提取字符串中的數字或字符串,但源數據往往缺乏規律,比如“規格:10號,長度24232米,數量1件”中的數據,我們需要分別提取規格、長度、數量等變化的數字,很顯然這里無法直接使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數提取,需要使用一些比較複雜的公式,這對於初級用戶來說難度比較大。使用“快速填充”功能則相對簡單了很多。

如果按常規的辦法,手工輸入“10”,然後選中需要填充的目標單元格,接下來在“編輯”功能組依次選擇“填充→快速填充”,將無法在後續單元格得到正確的提取結果,隻會按照起始字符顯示相應結果。正確的辦法是在前面兩個單元格連續手工提取2個數字,接下來再在第三個單元格手工輸入起始數字(圖1),此時會自動顯示填充建議,我們只要按下回車鍵就可以了。提取長度、數量的辦法完全相同。

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2. 提取合並一步實現

“快速填充”功能不僅可以實現批量提取的作用,而且在提取的同時還可以將兩列單元格的不同內容合並起來。比如B3單元格是“0001-劉一”,C3單元格是“副總經理”,現在希望得到“劉副總經理”的結果,同樣可以利用“快速填充”解決這一問題。

在D3單元格手工輸入“劉副總經理”,接下來在D4單元格手工輸入“陳”,此時就可以看到如圖所示的作用(圖2),直接按下回車鍵即可完成提取和合並的操作。

小提示:

借助這一辦法還可以完成代碼與姓名、姓名與職位的合並。

3. 調整字符串的順序

有些時候,我們需要調整字符串的前後順序,比如將“貨幣資金 Cash and cash equivalents”調整為“Cash and cash equivalents 貨幣資金”,這往往需要使用複雜的公式才能實現。借助“快速填充”功能可以快速調整字符串的順序。

在目標單元格手工輸入“Cash and cash equivalents 貨幣資金”,接下來繼續在下一單元格輸入,很快就可以看到如圖所示的填充建議作用(圖3),直接按下回車鍵即可完成填充。

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4. 大小寫的轉換和重組

如果需要將姓名拚音的首字母轉換為大寫,比如將“羅惠民”和“luo huimin”轉換為“羅Luo 惠民Huimin”的作用,這里不僅涉及到大小寫轉換的問題,而且還涉及姓、名拆分與拚音的組合,手工轉換顯然是相當麻煩,而且也容易錯誤。利用“快速填充”可以完成大小寫的轉換和重組。

在目標單元格手工輸入首字母大寫的數據,再在下一單元格繼續輸入,看到如圖所示的填充建議之後,直接按下回車鍵就可以了(圖4)。

5. 從身份證提取出生日期

我們知道,身份證信息包含了出生日期,在以往的Excel版本中需要使用函數或公式來提取。使用Excel 2016,利用“快速填充”可以直接提取這些信息。不過在填充之前請首先對目標列的格式進行設置。

打開“設置單元格格式”對話框,切換到“數字”選項卡,選擇“自定義”分類,在右側的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”,確認之後關閉對話框。

在目標單元格手工輸入身份證號中的出生日期,選定需要快速填充的單元格區域,按下“Ctrl+E”組合鍵就可以看到如圖所示的作用(圖5)。

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6. 自動添加字符串分隔符

還有的時候,我們需要用間隔號來分隔一些字符串。比如需要將“603665”修改為“60-36-65”的作用,這里不僅涉及到數據的提取,還需要添加分隔符“-”,以往我們都是通過公式和“&”實現數據的連接。現在,我們同樣可以利用“快速填充”輕鬆實現。

手工輸入“60-36-65”,隨後再連接三次輸入類似的數據,很快就可以看到如圖所示的填充建議(圖6),直接按下回車鍵就可以了。需要提醒的是,這里需要至少輸入三個示例,才可以得到快速填充的正確結果。

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